En bref
- Aucun seuil ne s’impose à tous les restaurants : une table devient un groupe quand elle change le rythme de votre salle et de votre cuisine, et vous fixez vous-même ce nombre.
- Dans Toquy, une Grande tablée commence à 8 personnes par défaut, un seuil que vous réglez dans Réglages › Services.
- Au-delà de votre seuil, demandez une garantie : une Empreinte bancaire, un Acompte ou un Prépaiement. Un acompte de 20 à 30 % est généralement demandé aux grands groupes1.
- Fixez par écrit le menu, le nombre de convives et la date limite pour le modifier, puis préparez le service avec la ligne Grande tablée du Brief du Service.
Une table de 8 qui arrive à 20:00 un samedi de décembre ne se gère pas comme un deux couverts : il faut réunir deux tables, sortir les plats ensemble et savoir, avant l’ouverture, combien de personnes vont s’asseoir. Les groupes se réservent tôt avant les fêtes1 : novembre est le bon moment pour régler le seuil, la garantie et le message avant la saison.
Cet article parle de la table de groupe dans votre salle ordinaire. Si le client veut tout le restaurant, c’est une privatisation, un autre sujet avec son prix et ses conditions.
À partir de combien de personnes une table devient-elle un groupe ?
Le bon seuil est celui à partir duquel vous changez votre façon de travailler. Réunir des tables, lancer les plats en même temps, prévoir plus de temps à table : cela commence souvent à la table qu’il faut réunir avec une autre, et vous seul savez où se trouve la limite chez vous.
Dans Toquy, plusieurs réglages portent sur la taille d’un groupe, et chacun est indépendant des autres. Gardez-les alignés, ou décalez-les exprès.
| Réglage | Où le trouver | Valeur de départ |
|---|---|---|
| Grande tablée | Réglages › Services | 8 personnes ou plus, pour tout l’établissement |
| Garantie | Réglages › Garanties | À partir de 8 personnes, réglé Service par Service |
| Taille maximale en ligne | Réglages › Disponibilité | 8 personnes ; au-delà, le client voit « Appelez-nous » avec votre numéro |
| Validation manuelle | Réglages › Disponibilité | Seuil proposé : au-delà de 6 personnes, la Réservation en ligne arrive En attente |
Chaque seuil se modifie à part : la Grande tablée alimente le Brief du Service, la Garantie protège la Réservation, la taille maximale décide de ce que le client réserve seul.
Un exemple : vous gardez la Grande tablée à 8 pour votre briefing, vous demandez une Garantie dès 6 personnes sur le Service du soir seulement, et vous renvoyez vers le téléphone tout groupe de plus de 10 personnes. Chaque réglage répond à une question différente.
Combien coûte un groupe qui ne vient pas ?
Une grande tablée absente laisse plusieurs tables vides à l’heure où elles se vendent le mieux, et il est trop tard pour les remplir. C’est le premier argument pour demander une garantie : suivez d’ailleurs les groupes à part, car une table de huit ne pèse pas comme une table de deux4.
Pour l’exemple, 8 couverts à 35 € de ticket moyen font 280 € qui ne rentrent pas. Remplacez ces valeurs par celles de votre carte : le chiffre rend la garantie plus facile à justifier auprès d’un client qui hésite. Voir aussi le no-show au restaurant.
Quelle garantie demander à un groupe ?
Pour un groupe, un acompte ou un prépaiement engage davantage le client qu’une carte enregistrée quand le menu est fixé ; l’empreinte bancaire convient quand vous voulez surtout dissuader le no-show sans encaisser. Un acompte de 20 à 30 % est généralement demandé aux grands groupes12.
| Forme | Ce que fait le client en réservant | Quand elle convient |
|---|---|---|
| Empreinte bancaire | Il enregistre sa carte ; aucun montant n’est bloqué. Vous débitez la Pénalité vous-même après un no-show ou une annulation tardive. | Table de 8 ou 10 sans menu fixé, où vous voulez surtout un engagement. |
| Acompte | Il paie une partie de l’addition, par personne ou forfaitaire. Vous la déduisez de l’addition le soir même. | Groupe qui demande des achats particuliers4, ou qui commande à la carte. |
| Prépaiement | Il règle le repas d’avance, par personne ; il ne reste que les extras à encaisser. | Menu unique à prix fixe4, repas de fête. |
Une seule forme par Service. L’argent va directement sur le compte Stripe de l’établissement, que le Propriétaire relie avant d’activer une Garantie.
Comment fonctionnent le remboursement et le délai ?
Avec l’Acompte et le Prépaiement, le client est remboursé d’office s’il annule avant la fin du Délai d’annulation gratuite, ou si c’est vous qui annulez. Après ce délai, ou en cas de no-show, la somme reste au restaurant, qui peut toujours en rembourser tout ou partie d’un geste. Ce délai est de 24 h avant par défaut et se règle par Service : il vaut pour toutes les Réservations soumises à la Garantie de ce Service, pas seulement pour les groupes.
Si le nombre de personnes change, l’Acompte est recalculé : le client paie la différence, ou elle lui est remboursée quand c’est avant la fin de l’annulation gratuite. Une Réservation garde la forme et le montant qu’elle avait à sa prise, même si vous changez ensuite la Garantie du Service. Pour la forme d’empreinte, voyez l’empreinte bancaire au restaurant.
Comment confirmer le menu et le nombre de convives ?
Fixez le menu et une date limite pour le nombre définitif dès la confirmation, et écrivez-les. Un guide pour organisateurs de groupes recommande de confirmer les présences au moins 10 jours avant et de transmettre au restaurant la liste des régimes au moins 5 jours avant12 : reprenez ces délais comme les vôtres, vous gagnerez du temps en cuisine.
Ces repères s’adressent aux clients qui organisent un repas ; ils servent aussi à annoncer vos propres délais, surtout avant les fêtes.
Côté menu, la même source conseille un menu prédéfini plutôt qu’une longue carte, avec 2 ou 3 options par plat dont une végétarienne1. Pour l’addition, elle demande de confirmer les additions séparées dès la réservation1 : décidez-le avec l’organisateur, et voyez comment partager l’addition sans bloquer le service.
Les étapes dans Toquy
Recevez le groupe En attente
Dans ToquyAvec la Validation manuelle activée dans Réglages › Disponibilité, une Réservation au-delà de votre seuil arrive En attente : vous la confirmez ou la refusez après avoir vérifié la salle.
Demandez la Garantie à la réservation
Dans ToquyEn ligne, le client franchit l’étape « Garantie » : il paie l’Acompte ou le Prépaiement, ou enregistre sa carte. Pour une Réservation saisie par l’équipe, il reçoit un lien ; elle reste En attente jusqu’à son paiement ou à sa carte, puis « À traiter » la signale après un délai que vous réglez.
Fixez le menu par la Précommande
Dans ToquyL’équipe saisit les plats d’un menu de groupe depuis la fiche de la Réservation, ou le client les choisit lui-même en réservant quand la Précommande est proposée ou obligatoire pour le Service. Payée en ligne, elle tient lieu de Garantie.
Fermez les modifications plus tôt
Dans ToquyLe client modifie sa Réservation seul jusqu’à un délai que vous réglez dans Réglages › Disponibilité, 1 h avant par défaut. Il vaut pour toutes les Réservations : avancez-le pour connaître plus tôt le nombre définitif d’un groupe.
Relancez avant le jour J
Dans ToquyJusqu’à trois rappels partent par SMS ou par email, par exemple 2 jours avant à 18:00 : ils valent pour toutes les Réservations. Pour un groupe, un appel à l’organisateur complète le message et précise l’effectif4.
Bonjour Karim, Votre table de 8 personnes le samedi 12 décembre à 20:00 est bien réservée chez Les Canuts. Pour la préparer, nous avons besoin de trois choses : - le menu choisi par le groupe, au plus tard le mercredi 2 décembre ; - le nombre définitif de convives, à la même date ; - la liste des allergies et des régimes, au plus tard le lundi 7 décembre. L’acompte versé est déduit de l’addition. Il est remboursé si vous annulez avant le vendredi 11 décembre à 20:00. À très vite, L’équipe des Canuts
Comment préparer la salle et la cuisine ?
Ouvrez le Brief du Service avant le service : sa ligne Grande tablée compte les groupes du soir et mène directement à leurs Réservations. Le Brief est composé par le CRM seul, par des règles, sans IA ; il se lit sur Aujourd’hui, à l’entrée du Service en direct, dans le Carnet et imprimé. Une ligne à zéro est masquée, sauf si vous choisissez de la voir.
À côté de la Grande tablée, la ligne Garantie sans carte enregistrée fait partie des points à surveiller : tant qu’elle n’est pas à zéro, une Réservation attend encore sa carte ou son paiement. Les allergies à surveiller sont aussi là : voyez comment noter une allergie dès la réservation.
La salle : réunir les tables et prévoir le temps
Réunissez les tables à l’avance. Une Combinaison déclarée par le manager (« 4 + 5 = 8 places ») peut être attribuée automatiquement en mode Tables ; pendant le Service, l’hôte peut aussi regrouper librement deux tables libres ou plus d’une même Salle, voisines ou non. Prévoyez la place : le même guide compte 60 à 80 cm de largeur par personne et au moins 150 cm entre les rangées1. Pour le dessin du plan, voyez le plan de salle.
Donnez aussi plus de temps au groupe. Fixez une Durée de base, puis ajoutez un Modificateur : du temps en plus à partir d’un nombre de personnes, par exemple 30 minutes à partir de 6 personnes. La durée d’un repas détaille comment choisir ces valeurs.
La cuisine : un menu, une heure, un envoi
Pour la cuisine, un menu unique ou un choix limité garde le service fluide2. Avec une Précommande, la cuisine voit les plats dans ses prévisions ; selon votre choix pour le Service, ils partent à l’Envoi du serveur quand la Table est arrivée, d’office quand la Réservation passe Assise, ou assez tôt avant l’heure pour être prêts à l’arrivée.
Avant le service d’un groupe
0 / 7Quelles erreurs éviter avec un groupe ?
- Confirmer la table avant la Garantie. Une Réservation En attente protège votre salle : confirmez-la quand la garantie est là.
- Garder un seul seuil pour tout. Un seuil de Garantie à 8 ne dit rien de ce que la cuisine peut sortir à 6.
- Laisser le nombre flotter jusqu’au jour J. Donnez une date limite et dites ce qui se passe après.
- Oublier l’addition. Une note à partager décidée à la réservation évite l’échange à la caisse.
Questions fréquentes
Aucun seuil ne s’impose à tous : chaque restaurant fixe le sien. Dans Toquy, une Grande tablée commence à 8 personnes par défaut, un seuil que vous réglez pour tout l’établissement dans Réglages › Services.
Rien ne l’impose, mais un acompte de 20 à 30 % est généralement demandé aux grands groupes1. Dans Toquy, l’Acompte, le Prépaiement et l’Empreinte bancaire se règlent Service par Service, au-delà du seuil que vous choisissez.
Un guide pour organisateurs conseille au moins 2 à 3 semaines pour 10 à 20 personnes, 1 à 2 mois pour 20 à 50 personnes et 3 à 6 mois à partir de 50, voire davantage en période de fêtes1.
Avec un Acompte, un changement du nombre de personnes recalcule la somme : le client paie la différence, ou elle lui est remboursée si c’est avant la fin de l’annulation gratuite. Écrivez dans vos conditions ce qui vaut après ce délai.
Jusqu’à la taille maximale que vous réglez dans Réglages › Disponibilité, 8 personnes au départ. Au-delà, le client voit « Appelez-nous » avec votre numéro et votre message, si vous laissez cet affichage actif.
Sources
- Réservation groupe pour anniversaire ou autres événements · Paris Gourmand · consulté le 07/11/2026
- Meilleurs restaurants pour groupe, anniversaire, mariage, repas de société · Paris Gourmand · consulté le 07/11/2026
- Acompte, avance, arrhes et avoir : quelles différences ? · Service Public (Direction de l’information légale et administrative) · consulté le 07/11/2026
- Comment sécuriser ses réservations en restaurant ? · FIDUCIAL (blog Pointex) · consulté le 07/11/2026
