En bref
- Une privatisation est la réservation de tout ou partie du restaurant par un seul client, pour un événement : son prix doit couvrir au moins ce que le service vous aurait rapporté.
- Trois façons de fixer ce prix : un forfait de location, un minimum de dépense, ou un menu imposé par personne avec un nombre de couverts garanti.
- Avec un particulier, quand rien n’est écrit, la somme versée d’avance est présumée être des arrhes1 : le client qui annule la perd, le restaurant qui annule rend le double2.
- Écrivez sur le devis le mot « acompte », ce que devient la somme à chaque date d’annulation et la date limite du nombre définitif de couverts.
- Une page « Privatisation » sur votre site qui dit quoi préciser (date, nombre, budget, occasion) vous fait recevoir des demandes complètes.
C’est la saison où les entreprises cherchent une salle pour leur repas de fin d’année. Une soirée privatisée annulée début décembre, sans rien d’écrit ni d’encaissé, c’est un vendredi soir vide que vous auriez rempli autrement. Posez vos conditions avant d’envoyer le premier devis : c’est l’objet de ce guide.
Privatisation totale ou partielle : que vendez-vous vraiment ?
Vous vendez une exclusivité : une salle, ou une partie de salle, fermée aux autres clients pendant un moment donné. La privatisation peut prendre trois formes, et chacune ne coûte pas la même chose à votre service.
- Privatisation totale : le restaurant est fermé au public, le service entier est vendu à un seul client.
- Privatisation partielle : un salon, une mezzanine, une terrasse ; le reste de la salle tourne normalement.
- Grande tablée sans privatisation : un groupe au milieu des autres clients, avec un menu ou à la carte.
Avant de parler prix, comptez ce que vous mettez en jeu : les couverts que vous auriez faits ce soir-là, l’équipe qu’il faudra (souvent une personne de plus en salle pour un service à l’assiette), les horaires tardifs, ce que le client demande en plus (décoration, musique, gâteau apporté). Votre capacité réelle, assis et debout, se lit sur votre plan de salle.
Forfait, minimum de dépense ou menu imposé : comment fixer le prix ?
Partez de ce qu’un service normal vous rapporte ce soir-là, puis choisissez la formule qui vous le garantit. Un vendredi soir de décembre ne se vend pas au prix d’un lundi midi de janvier.
Le minimum de dépense
Le client s’engage à dépenser au moins une somme en nourriture et boissons. S’il dépense moins, la différence est facturée : écrivez-le noir sur blanc, avec le mot « complément » sur la facture. C’est la formule la plus simple pour une privatisation totale.
Le forfait de location
Un prix fixe pour l’espace, le repas facturé à part. Il convient aux salons, aux après-midi, aux cocktails où la consommation est difficile à prévoir. Précisez ce qu’il comprend : mise en place, nappage, horaires, personnel.
Le menu imposé par personne
Un menu unique (ou deux ou trois choix envoyés à l’avance), multiplié par un nombre de couverts garanti. La cuisine prépare sereinement, la facture est prévisible pour le client. Demandez les choix et les allergies à une date fixée, et construisez ce menu comme votre carte : des prix qui tiennent votre marge, voir créer le menu de son restaurant.
| Formule | Pour quoi | Ce qui vous protège | Point de vigilance |
|---|---|---|---|
| Minimum de dépense | Privatisation totale, soirée | Le chiffre du service est garanti | Écrire comment le complément est facturé |
| Forfait de location | Salon, cocktail, après-midi | Un prix connu dès le devis | Dire ce que le forfait comprend, et ce qu’il ne comprend pas |
| Menu imposé par personne | Repas assis, groupe d’entreprise | Cuisine prévue, nombre garanti | Date limite des choix et du nombre définitif |
Combien de couverts garantir, et jusqu’à quand ?
Fixez un nombre minimum garanti dans le devis, et une date limite pour le nombre définitif : c’est ce nombre que vous facturez, même si moins de personnes viennent. Sans date limite, vous apprenez la veille qu’une table de 30 en fera 22, et vos achats sont faits.
- Le nombre garanti : le minimum facturé, quoi qu’il arrive.
- La date du nombre définitif : par exemple 7 jours avant pour un repas d’entreprise, plus tôt pour un mariage.
- Les personnes en plus : acceptées selon la place, au même prix par personne.
- Les horaires : arrivée, fin de service, et ce que coûte une heure de plus.
- Les boissons : un forfait par personne, ou à la consommation avec un plafond que le client fixe.
- Ce qui entre de l’extérieur : gâteau, vin, décoration, et le droit de bouchon s’il y en a un.
Acompte ou arrhes : que dit la loi si rien n’est écrit ?
Si le devis ne dit rien, la somme versée d’avance est présumée être des arrhes1. Le Code de la consommation le prévoit pour les contrats entre un professionnel et un consommateur, « sauf stipulation contraire » : chacun peut alors se dédire, le client en perdant les arrhes, le restaurant en les rendant au double2.
| Situation | Arrhes | Acompte |
|---|---|---|
| Le client annule | Il perd les arrhes1 | Il reste engagé : vous pouvez exiger le solde ou l’exécution du contrat1 |
| Le restaurant annule | Il rend le double des arrhes1 | Il rembourse, et le client peut demander des dommages et intérêts1 |
| Ce qui engage | Une possibilité de se dédire, au prix des arrhes | Un engagement ferme des deux côtés |
À écrire sur le devis et la confirmation : le nom de la somme et ce qu’elle devient à chaque date.
Pour qu’un versement soit un acompte, le GHR rappelle qu’il faut l’indiquer clairement dans toutes vos communications, prévoir expressément ce qu’entraîne une annulation, et prévoir aussi ce que vous devez si c’est vous qui ne pouvez pas assurer la soirée3.
Autre règle utile pour un mariage réservé un an à l’avance : toute somme versée d’avance porte intérêt au taux légal trois mois après le versement, jusqu’à la prestation, et ces intérêts se déduisent du solde2.
Quel montant d’acompte demander ?
La loi ne fixe pas de montant2 : choisissez une somme qui couvre ce que vous perdez si le client annule trop tard pour revendre la soirée. Dans l’hôtellerie, l’usage relevé par le GHR va de 20 à 30 % du total3.
Pour un repas d’entreprise, un acompte par personne sur le nombre garanti se calcule et se comprend facilement. Pour une privatisation totale, un forfait proche de votre marge sur la soirée est plus juste. Pour un mariage ou une date réservée longtemps à l’avance, prévoyez un deuxième versement à une date fixée, avant le nombre définitif.
Quel délai d’annulation prévoir ?
Un délai par paliers, écrit sur le devis : plus l’annulation est tardive, plus vous gardez. Une privatisation annulée la veille, c’est un no-show à l’échelle de toute la salle.
| Le client annule… | Ce que vous gardez |
|---|---|
| Plus de 30 jours avant | Rien : l’acompte est remboursé, vous avez le temps de revendre la date |
| Entre 30 et 8 jours avant | L’acompte |
| 7 jours avant ou moins | L’acompte, et le nombre garanti facturé si votre devis le prévoit |
| Vous annulez | Rien : vous remboursez tout, et ce que prévoit votre devis en plus |
Des paliers donnés en exemple : un délai n’engage le client que s’il l’a accepté par écrit.
Comment encaisser l’acompte sans courir après les virements ?
Faites payer en ligne au moment de réserver : la somme est encaissée tout de suite, et le client a lu les conditions avant de payer. Plus de chèque à aller chercher, plus de virement « parti hier » qui n’arrive jamais.
Reliez votre compte Stripe
Dans ToquyDans Réglages › Garanties, le Propriétaire relie le compte Stripe de l’établissement : l’argent arrive directement chez vous.
Choisissez l’Acompte ou le Prépaiement
Dans ToquyPour chaque Service ou Service spécial (une soirée de fin d’année, un réveillon), choisissez la forme de la Garantie, le seuil de personnes et le Délai d’annulation gratuite, de 2 à 72 h avant. L’Acompte est par personne ou forfaitaire ; le Prépaiement règle le repas d’avance, par personne.
Envoyez le lien de paiement au groupe pris au téléphone
Dans ToquyDans la fenêtre « Nouvelle réservation », Demander l’Acompte envoie un lien de paiement par SMS ou par email. La Réservation reste En attente jusqu’au paiement, puis passe Confirmée.
Déduisez l’acompte de l’addition
Dans ToquyToquy n’encaisse rien sur place : la fiche de la Réservation affiche ce qui est payé, votre équipe le déduit à la caisse. Si la Réservation est annulée avant le Délai d’annulation gratuite, ou par vous, le client est remboursé d’office ; après, ou en cas de no-show, la somme vous reste.
Pour une grande table sans privatisation, une empreinte bancaire suffit souvent : rien n’est débité, sauf en cas de no-show. Les Garanties et le reste de Toquy sont présentés sur la page des fonctionnalités.
Que mettre sur la page « Privatisation » de votre site ?
Ce que vous proposez, vos conditions principales, et la liste de ce que le client doit préciser. Vous recevez alors des demandes complètes au lieu d’un « vous faites des groupes ? » qui appelle trois échanges de plus.
Ce que dit une bonne page Privatisation
0 / 8Dans le Site de Toquy, la page « Privatisation et groupes » fait partie des pages du Site : vous l’affichez dans le menu et la composez de Sections (texte et photo, galerie, questions fréquentes, coordonnées, bandeau). Il n’y a pas de formulaire de demande : le client vous appelle ou vous écrit, d’où l’intérêt de lister ce qu’il doit préciser.
Au-delà de la taille maximale d’un groupe en ligne, réglée dans Réglages › Disponibilité, le module de réservation ne propose plus de créneau : il affiche « Appelez-nous » avec votre numéro et votre message. Profitez de ce message pour annoncer vos conditions de groupe. Le reste de ce qu’un site doit contenir est dans notre guide du site internet de restaurant.
Quelles erreurs coûtent une soirée ?
- Bloquer une date « sous réserve » pendant trois semaines, sans acompte ni date de réponse.
- Écrire « arrhes », ou ne rien écrire, puis vouloir facturer le nombre garanti.
- Oublier la date limite du nombre définitif.
- Ne rien prévoir pour le cas où c’est vous qui annulez (dégât des eaux, fermeture)3.
- Laisser les boissons ouvertes, sans forfait ni plafond.
- Fermer au public pour un minimum de dépense inférieur à ce que la salle fait d’habitude.
Quel message envoyer pour confirmer la privatisation ?
Envoyez avec le devis un message court qui reprend tout ce qui engage : le client le relit, l’accepte par écrit, et vous avez une trace datée.
Bonjour, merci pour votre demande. Voici le récapitulatif de votre soirée du vendredi 11 décembre : privatisation de la salle de 19:30 à 00:30, menu à 45 € par personne, boissons au forfait, 30 couverts garantis. Le nombre définitif est à nous donner au plus tard le vendredi 4 décembre : c’est ce nombre qui sera facturé. Pour bloquer la date, nous vous demandons un acompte de 30 % du nombre garanti, à régler par le lien joint. Cette somme est un acompte, déduite de votre addition : remboursée si vous annulez plus de 30 jours avant, gardée ensuite. Si nous devions annuler, elle vous serait remboursée en entier. Merci de nous répondre « Bon pour accord » pour valider. À très vite, l’équipe des Canuts
Questions fréquentes
Les règles du Code de la consommation sur les arrhes visent le contrat entre un professionnel et un consommateur2. Avec une entreprise, c’est le devis accepté qui fait foi : écrivez-y le nom de la somme, les paliers d’annulation et le nombre garanti.
Non : vous privatisez un salon ou une partie de salle, et le reste tourne normalement. Dites-le au client dans le devis (bruit, musique, passage), et retirez ces places de la réservation en ligne ce soir-là.
Oui, si vos conditions le disent. Dans Toquy, c’est le Prépaiement : le repas est réglé par personne en réservant, et il ne reste que les extras à encaisser sur place. Il suit les mêmes règles de remboursement que l’Acompte.
Facturez le nombre définitif donné avant la date limite, ou le nombre garanti s’il est plus élevé, à condition que le devis accepté le prévoie. Sans cette clause, vous ne facturez que ce qui a été servi.
Sources
- Acompte, avance, arrhes et avoir : quelles différences ? · Service-Public.fr (DILA) · consulté le 12/10/2026
- Chapitre IV : Arrhes et acomptes (Articles L214-1 à L214-3) - Légifrance · Légifrance · consulté le 12/10/2026
- Les arrhes et acomptes · GHR (Groupement des Hôtelleries et Restaurations de France) · consulté le 12/10/2026
