En bref
- Une allergie se note dès la réservation, au téléphone comme en ligne : l’allergène, la personne concernée et si les traces comptent.
- La note doit arriver à deux endroits avant le service : en cuisine, pour adapter la préparation, et en salle, pour que le serveur de la table la connaisse avant d’avoir parlé au client.
- Dans Toquy, une allergie enregistrée déclenche l’Alerte alimentaire : un bandeau en tête de la Réservation et une ligne « allergies à surveiller » dans le Brief du Service.
- Face à une demande de dernière minute, on ne répond ni oui ni non tout de suite : on pose les mêmes questions, on les porte au chef, puis on dit honnêtement ce que la cuisine peut garantir.
- L’information écrite sur les allergènes de la carte est une obligation du décret du 17 avril 2015 1 ; elle ne remplace pas la note d’un client précis.
Pourquoi noter l’allergie dès la réservation ?
Une allergie annoncée à la commande oblige la cuisine à improviser en plein coup de feu ; annoncée à la réservation, elle devient un détail de préparation. Un samedi de décembre, une table de dix arrive pour un repas de famille. Au moment de commander, une convive prévient qu’elle est allergique aux fruits à coque, alors que la sauce du plat du jour est déjà prête.
Prévenu la veille, le chef aurait prévu un plat adapté, une sauce à part et un plan de travail propre avant l’arrivée de la salle. L’allergie n’est pas plus difficile à gérer : elle l’est quand on l’apprend tard.
Les restaurants gastronomiques le savent déjà : une sommelière interrogée par Gault&Millau range le fait de préciser les allergies et les régimes particuliers parmi les points les plus importants d’une réservation 2. À vous de poser la question avant que le client ait à y penser.
Quelle question poser au téléphone ou en ligne ?
Posez-la à chaque réservation, avant de raccrocher : « Y a-t-il une allergie ou un régime dont la cuisine doit tenir compte ? ». Une question ouverte suffit, mais la réponse doit vous livrer quatre informations.
| À savoir | Pourquoi | Exemple à noter |
|---|---|---|
| L’allergène | La cuisine sait ce qu’elle doit écarter. | Fruits à coque (noix) |
| La personne | Dans une table de huit, une seule convive est concernée. | La convive invitée par le client |
| Les traces | Elles décident de la précaution à prendre en cuisine. | Traces comprises |
| Le service | La note doit arriver le soir même, sur la bonne Réservation. | Samedi, 20:00, table de 10 |
Au téléphone, répétez l’allergie à voix haute avant de la noter : « Allergie aux noix, traces comprises, pour une convive : c’est bien cela ? ». Dix secondes, et c’est la seule vérification que vous aurez. Pendant le coup de feu, rappelez plutôt que de laisser une réservation sans la question : voyez les appels manqués au restaurant.
En ligne, avec le formulaire de réservation
Sur la page de réservation en ligne de Toquy, le client trouve un champ facultatif, « Allergies ou préférences ? » : il choisit parmi les allergènes de la Carte, Végétarien ou Végan, et peut ajouter un texte « Autre ». Son choix est ajouté à sa Fiche client et gardé sur la Réservation tel qu’il l’a donné, indiqué « par le client ».
Où noter l’allergie pour que toute l’équipe la voie ?
Notez-la là où l’équipe regarde déjà, jamais dans la tête du serveur qui a décroché. Dans Toquy, il y a deux endroits, et ils se complètent.
Sur la Fiche client
Dans ToquyDans la fenêtre Nouvelle réservation, la puce « Ajouter aux Allergies » inscrit l’allergie sur la Fiche client. Elle se corrige plus tard dans le bloc « Allergies et préférences » avec « Modifier les allergies et préférences », et elle suit le client à chaque visite.
Dans une Note de Réservation, pour un invité
Dans ToquyQuand l’allergie est celle d’un convive sans Fiche client, écrivez-la en Note de Réservation : « Allergie aux noix rappelée au téléphone : prévenir la cuisine. » La note reste sur cette Réservation et se retrouve dans le panneau de la Table. Elle ne remplace pas une allergie enregistrée : le bandeau se déduit des allergies, pas des notes.
Vérifiez que l’Alerte alimentaire s’affiche
Dans ToquyDès qu’une allergie est enregistrée, la Réservation porte un bandeau bien visible en tête de sa fiche, dans le panneau de la Table, et une petite icône d’alerte sur le plan et dans la liste du Service en direct.
Comment la note arrive-t-elle en cuisine et en salle avant le service ?
Le Brief du Service trie à votre place. Composé par Toquy à partir de ce qu’il sait déjà, par des règles et sans intelligence artificielle, il annonce les couverts attendus puis une ligne par point à préparer, dont « 2 allergies à surveiller ». Touchez la ligne : vous voyez les Réservations concernées.
Les lignes à surveiller (allergies, no-shows répétés, Garanties sans carte) sont aussi réunies derrière « Voir ce qui demande mon attention ». C’est le premier écran à ouvrir en arrivant, avant le briefing.
Pour la cuisine, imprimez. La fenêtre Imprimer le Service propose le Brief, le Plan et la Liste par Table, avec la case « Notes, allergies et Étiquettes » pour la liste. Activez le Brief pour l’avoir en première page, puis posez la feuille à la passe avant le coup de feu : le chef y lit quelle table est concernée.
Une feuille ne remplace pas deux phrases. Au briefing d’avant-service, dites à voix haute : « Table 3, allergie aux noix, traces comprises », au chef et au serveur qui aura la table.
Avant chaque service
0 / 5Que répondre à une demande de dernière minute ?
Ne répondez ni oui ni non sur le moment : dites « je préviens le chef et je vous confirme », puis tenez-le. Une allergie annoncée à 18:30 pour un dîner de 20:00, ou au moment de s’asseoir, se traite en quatre gestes.
Posez les mêmes questions
L’allergène, la personne concernée, les traces. Le client allergique qui appelle tard connaît ses réponses par cœur : laissez-le les donner.
Portez-les au chef avant d’envoyer la commande
Le chef dit ce qu’il peut garantir ce soir : un plat adapté, une préparation à part, ou rien. Une commande déjà partie ne se rattrape pas.
Répondez ce que la cuisine peut garantir, pas plus
Si le risque de traces ne peut pas être écarté ce soir, dites-le. Mieux vaut un client qui choisit un autre soir qu’une réaction à table.
Notez-la dans Toquy
Dans ToquyPendant le service, ouvrez la Table au Service en direct : « Ajouter une note » depuis son panneau, et l’allergie dans « Allergies et préférences » de la Fiche client. Après un appel, la fenêtre « Compte rendu d’Appel » propose un raccourci pour l’ajouter aux allergies.
Pour confirmer au client sans promettre ce que la cuisine ne tient pas, un message court suffit :
Les Canuts : votre allergie aux noix est notée pour ce soir, 20:00. Le chef prépare votre plat à part. Les traces vous concernent-elles aussi ?
Quelles erreurs éviter ?
Presque toutes les allergies mal gérées viennent d’une information qui existe mais n’arrive pas à la bonne personne.
- Noter l’allergie sur un papier près du téléphone : la salle ne le lit pas, la cuisine non plus.
- Prévenir le serveur et oublier le chef, ou l’inverse.
- Dire « pas de souci » avant d’avoir parlé à la cuisine.
- Laisser l’allergie d’un convive se perdre dans une grande tablée : pour un repas de Noël d’entreprise ou un réveillon, demandez les allergies en même temps que le menu de groupe, pas à la commande.
- Ne rien redemander à un habitué : une allergie peut changer, seul le client le sait.
Questions fréquentes
Oui, en une phrase : « Toujours l’allergie aux noix ? ». Dans Toquy, l’allergie enregistrée sur la Fiche client suit le client à chaque Réservation, mais seul le client sait si elle a changé.
Oui, par le champ facultatif « Allergies ou préférences ? » du formulaire. Comme il est facultatif, une réservation sans allergie ne veut pas dire sans allergie : la question à l’accueil reste utile.
Oui. L’information écrite du décret porte sur les ingrédients allergènes qui restent dans le produit fini 1. Ce qu’un client précis peut manger ce soir, y compris au regard des traces, se règle avec le chef.
Les allergies d’une Fiche client restent au niveau du Groupe : tous ses Établissements les voient. Les Notes sur le client, elles, restent à l’Établissement qui les a écrites.
Ne prenez pas la commande. Posez les trois questions, portez-les au chef, puis répondez ce que la cuisine peut garantir : c’est la démarche de la demande de dernière minute, avec un client déjà assis.
Sources
- Décret n° 2015-447 du 17 avril 2015 relatif à l’information des consommateurs sur les allergènes et les denrées alimentaires non préemballées · Légifrance · consulté le 06/11/2026
- Les 5 erreurs à éviter lors d’une réservation dans un restaurant gastronomique · Gault&Millau · consulté le 06/11/2026
