Festival de l’Alpe d’Huez, du 18 au 24 janvier 2027 : tenir ses tables et ses réservations

En bref

Que change la semaine du festival pour votre salle ?

Sept jours consécutifs, du lundi 18 au dimanche 24 janvier 2027² : ce n’est pas un soir de gala isolé, c’est une semaine où une partie des clients vient pour les séances et mange avant ou après. Le festival a été créé en 1997 et fête sa 30e édition en 2027³.

L’accès libre a une conséquence pour un restaurateur : personne ne réserve de place à l’avance, donc personne ne vous prévient de son heure d’arrivée. Un public qui sort d’une séance arrive en même temps, et cherche une table. Le programme détaillé (films, horaires, soirées d’ouverture et de clôture) ne figurait pas sur les pages que nous avons lues le 10 novembre 2026 : il se consulte sur le site du festival (nouvel onglet) et se recoupe avec les horaires de l’AgorAlp avant de fixer vos Services.

Quand ouvrir les réservations de la semaine ?

Le plus tôt possible, avant que le client cherche une table sur son téléphone en réservant son logement. Dans Toquy, l’horizon de réservation en ligne se règle dans Réglages › Disponibilité : un nombre et une unité (jours, mois ou années). S’il est plus court que le temps qui vous sépare du 18 janvier, le client ne voit pas ces jours-là sur votre page. La Liste d’attente suit le même horizon : ses inscriptions ouvrent quand il le permet.

1. MaintenantAllongez l’horizon de réservation en ligne jusqu’au 24 janvier au moins, et créez le Service spécial des soirs les plus demandés.
2. Dès l’annonce du programmeResserrez les horaires et les plafonds des Services spéciaux, ajoutez la Carte du festival, publiez l’Événement sur votre page.
3. Début janvierEnvoyez le message aux clients déjà inscrits ; vérifiez la Confirmation de venue et les Crédits SMS.
4. Du 18 au 24 janvierChaque matin, lisez le Brief du Service et les lignes « À traiter » ; chaque soir, regardez la Liste d’attente.

Faut-il un Service spécial pour la semaine du festival ?

Oui pour les jours où vous attendez nettement plus de monde que d’habitude : un Service spécial remplace, à une date donnée, les Services dont il chevauche les horaires par des horaires et un plafond de couverts qui lui sont propres. Vous le déclarez dans Réglages › Services et horaires, comme un service spécial de réveillon.

• Une seule plage horaire par date, de 11:00 à 23:45, ou jusqu’à 06:00 le lendemain ; elle remplace chaque Service qu’elle chevauche (12:00–23:00 remplace Midi et Soir).
• Un plafond de couverts propre, de 10 à 200 par pas de 5 : c’est lui qui dit « complet ».
• Un seul Service spécial par date.
• Sa propre Carte, et ses propres Questions (« Menu du festival : avec ou sans accord mets et vins ? ») en plus de celles du Service qu’il remplace.
• Sa propre Garantie : une empreinte bancaire, un Acompte ou un Prépaiement à partir d’un nombre de personnes que vous fixez.

Comment ne pas dire non quand tout est complet ?

En proposant une Liste d’attente plutôt qu’un refus. Les clients s’inscrivent à l’avance pour un jour et un Service, dans l’espoir d’une place ; une inscription n’est pas une Réservation tant que vous ne leur attribuez pas une place.

La semaine du festival s’y prête : une inscription couvre jusqu’à 7 jours consécutifs (réglable dans Réglages › Liste d’attente). Un client qui vient pour toute la semaine s’inscrit une fois, pour les soirs qui lui conviennent, avec une Attente par jour. Dès que l’une devient une Réservation, les autres sont retirées. Le Service spécial a sa Liste d’attente, qui ne couvre que son jour.

Manuel ou automatique ?

En mode manuel (le réglage de départ), vous appelez le client puis vous lui attribuez un créneau : la Réservation est Confirmée aussitôt. En mode automatique, Toquy envoie une Proposition par SMS à la première Attente dont le groupe convient, dès qu’une place se libère, entre 9 h et 21 h ; le client l’accepte ou la refuse sur un lien. Chaque Proposition consomme un Crédit SMS. Pendant une semaine où vous êtes en service du matin au soir, le mode manuel garde la main sur le plan de salle ; l’automatique convient quand personne ne peut décrocher.

Que dire aux clients avant leur venue ?

Deux messages font le travail. Le premier annonce : votre page de réservation, une Campagne aux clients qui ont accepté de vous lire, ou un Événement publié sur votre Page publique et lié à vos Services spéciaux. Le second confirme : la Confirmation de venue demande au client, par SMS et email, de confirmer ou d’annuler. Elle s’active par Service et par Service spécial, pour tous ou à partir d’un nombre de personnes ; l’envoi part 48 heures avant la Réservation et la réponse est attendue jusqu’à 24 heures avant, par défaut. « Je ne viendrai pas » annule la Réservation : la table revient, et votre Liste d’attente la redonne. Sans réponse, la Réservation reste Confirmée et devient une ligne « À traiter » : à vous de décider d’appeler. Voyez aussi comment confirmer la venue les jours de manifestation.

Que vérifier chaque jour de la semaine ?

Pour les fonctions de réservation en ligne, voir le module de réservation.

• festival alpe d’huez
• festival du film de comédie
• service spécial
• liste d’attente
• réservations en station
• Oisans
• confirmation de venue

L’équipe ToquyNous faisons le logiciel de gestion de restaurant Toquy, fabriqué en France.