Festival du court métrage de Clermont-Ferrand 2027 : remplir ses services

En bref

Que change le festival de Clermont-Ferrand pour un service de restaurant ?

Pendant neuf jours, une partie de votre clientèle a un billet en poche. Elle déjeune ou dîne avant une séance, ou ressort d’une salle à l’heure où votre cuisine tourne déjà. Les chiffres que l’organisateur met en avant disent l’ampleur de ce flux :

Le festival couvre donc deux publics qui ne mangent pas de la même façon. Les spectateurs viennent par petites tables, avec une heure de séance à tenir. Les professionnels du Marché, quatre jours durant, peuvent venir en équipe : prévoyez des demandes de groupe, parfois au dernier moment.

Même logique qu’à Nantes entre deux concerts : le client n’a pas moins faim, il a moins de temps. Notre Article sur la Folle Journée de Nantes décrit le même problème pour un festival de cinq jours.

Quelle durée d’occupation fixer entre deux séances ?

Fixez la durée à ce que le client mange réellement avant sa séance, pas à la durée d’un repas tranquille. Dans Toquy, la Durée d’occupation est le temps pendant lequel une Réservation occupe sa table : 1 h 30 par défaut, au choix de 1 h à 3 h (1 h, 1 h 15, 1 h 30, 1 h 45, 2 h, 2 h 30 ou 3 h).

Pour les groupes, ajoutez des Modificateurs : du temps en plus à partir d’une taille de groupe, de + 15 à + 90 min, quatre Modificateurs au plus. Un exemple pour la semaine du festival : durée de base à 1 h 15, + 30 min à partir de 6 personnes. Une table de 2 est libre après 1 h 15, une table de 8 après 1 h 45.

Cette durée décide ce que vos clients peuvent réserver en ligne. En mode Tables, un créneau n’est proposé que si une Table ou une Combinaison du plan de salle convient au groupe et reste libre pendant toute la Durée d’occupation. Plus elle est courte, plus un second tour de table tient entre deux vagues de séances. Pour la durée moyenne d’un repas, voyez notre Article sur le temps passé à table.

Pendant le service, l’écran vous aide à tenir cette durée. Le Planning du Carnet dessine chaque Réservation en barre sur l’axe des heures. Au Service en direct, une table dont le temps écoulé dépasse la Durée d’occupation affiche « Durée dépassée ». Et quand vous installez un groupe sur une Table où une autre Réservation est prévue avant la fin théorique de ce groupe, Toquy vous le signale avant de confirmer.

Comment prévoir les groupes de professionnels du Marché, du 1er au 4 février ?

Décidez avant le lundi 1er février à partir de quelle taille un groupe appelle, verse une Garantie ou doit confirmer sa venue. Quatre réglages de Toquy y répondent, du plus simple au plus engageant. Le détail d’une réservation de groupe est dans notre Article sur la réservation de groupe.

1. 01

   Repérez les Grandes tablées dans le Brief du Service

   Dans Toquy

   Une Grande tablée est une Réservation d’au moins 8 personnes par défaut ; vous réglez ce nombre. Chaque Grande tablée a sa ligne dans le Brief du Service, que l’équipe lit avant d’ouvrir.

2. 02

   Fixez la taille maximale en ligne

   Dans Toquy

   Au-delà de 8 personnes par défaut, le client ne voit plus de créneau en ligne mais « Appelez-nous », avec votre numéro et votre message. Le nombre se règle dans Réglages › Disponibilité. Vous gardez la main sur les grosses tables.

3. 03

   Demandez une Garantie à partir d’un seuil

   Dans Toquy

   Empreinte bancaire, Acompte ou Prépaiement, au choix, par Service et à partir d’un nombre de personnes. Le principe est détaillé dans notre Article sur l’empreinte bancaire ; contre les groupes qui ne viennent pas, voyez aussi le no-show.

4. 04

   Faites confirmer la venue

   Dans Toquy

   La Confirmation de venue envoie un SMS et un email avant la Réservation : le client répond « Je confirme ma venue » ou « Je ne viendrai pas », et ce second choix annule la Réservation et libère la table. Elle s’active par Service, toujours ou à partir d’un nombre de personnes, dans Réglages › Services et horaires. Plus de détails dans notre Article sur la confirmation des réservations.

5. 05

   Ouvrez la Liste d’attente sur les services complets

   Dans Toquy

   Quand un service est complet, mieux vaut une liste d’attente qu’un refus : une place libérée est proposée à la première inscription dont le groupe y tient. Voyez Restaurant complet : proposer une liste d’attente.

Comment annoncer ses horaires avant le début du festival ?

Annoncez-les dès décembre, sur votre page de réservation, votre site et votre fiche Google : un client qui prépare son séjour regarde les horaires avant de choisir où manger. Pour un horaire qui change le temps du festival, Toquy propose le Service spécial : une seule plage horaire, qui peut être longue (par exemple 12:00–23:00), et qui remplace ce jour-là les Services Midi et Soir qu’elle chevauche.

Un jour a au plus un Service spécial : pour neuf jours de festival, comptez un Service spécial par date. Sur chacun, vous réglez à part la Garantie et la Confirmation de venue. Le Service spécial reste modifiable après coup : les Réservations déjà prises gardent leur date et leur heure.

Pour le dire aux clients, créez un Événement du 29 janvier au 6 février : un texte, des photos et jusqu’à deux boutons (« Réserver », « Nous appeler »), montrés sur votre page publique et votre site. Il s’affiche à partir du moment que vous choisissez, au plus tôt six mois avant son début, et disparaît à sa fin. Le module de réservation sur votre site fait le reste.

Aux clients qui ont déjà réservé, écrivez le temps dont ils disposent : c’est ce qui évite la discussion à l’addition. Un modèle à adapter :

Quel calendrier tenir d’ici le 29 janvier ?

1. 01

   D’ici la mi-décembre : annoncer

   Créez l’Événement, les Services spéciaux aux horaires du festival et vérifiez vos horaires sur votre fiche Google.

2. 02

   Début janvier : régler

   Fixez la Durée d’occupation et ses Modificateurs, la taille maximale en ligne, le seuil de Garantie et celui de la Confirmation de venue.

3. 03

   Dès la sortie du programme : ajuster

   Notez les heures de fin des séances des salles proches de votre restaurant, et placez vos créneaux avant et après ces heures.

4. 04

   Semaine du 25 janvier : relancer

   Écrivez aux groupes déjà réservés, et lisez le Brief du Service de chaque soir : Grandes tablées, allergies, clients aux no-shows répétés.

5. 05

   Du vendredi 29 janvier au samedi 6 février : tenir

   Surveillez le Planning et les tables en « Durée dépassée » ; le Marché, du lundi 1er au jeudi 4 février, concentre les demandes de groupe.

6. 06

   Dimanche 7 février : remettre

   Rétablissez votre Durée d’occupation habituelle, et fermez ou retirez l’Événement.

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