En bref
- Changer de caisse au 31 décembre se prépare en quatre gestes : clôturer l’exercice sur l’ancienne caisse, exporter ses archives, les garder lisibles, et obtenir de l’éditeur de la nouvelle l’attestation ou le certificat de conformité.
- Depuis le 21 février 2026, un restaurateur peut prouver la conformité de son logiciel de caisse par l’attestation individuelle de l’éditeur ou par le certificat d’un organisme accrédité34.
- Sans l’un des deux documents, l’amende est de 7 500 € par logiciel ou système de caisse2.
- Les archives de l’ancienne caisse se gardent six ans à compter de la dernière opération5 ; le texte qui entre en vigueur le 1er janvier 2027 porte ce délai à dix ans6. Gardez-les plus longtemps que votre ancien éditeur ne les héberge.
- Rien n’oblige à changer de caisse un 31 décembre ; c’est simplement la date où l’exercice d’un restaurant qui suit l’année civile se ferme, donc la plus nette pour passer d’un logiciel à l’autre.
Pourquoi changer de caisse au 31 décembre ?
Parce que l’exercice se ferme ce jour-là : le jeudi 31 décembre 2026 clôt l’exercice d’un restaurant dont l’exercice suit l’année civile. Une caisse qui prend le relais le 1er janvier ouvre un exercice neuf, et l’ancienne garde tout le précédent. Vous n’avez pas deux logiciels qui se partagent une même année, et votre expert-comptable reçoit un jeu complet de clôtures de chaque caisse.
Une caisse conforme produit des clôtures journalières, mensuelles et annuelles7. La clôture annuelle, ou clôture d’exercice, regroupe les ventes de l’exercice et en fige le total : c’est le document que l’on garde de l’ancienne caisse et que l’on remet au comptable pour le bilan.
Le calendrier est serré : les services de Noël et du réveillon comptent pour beaucoup de restaurants. Le soir du réveillon de la Saint-Sylvestre est le pire moment pour découvrir un nouvel écran de caisse. Installez et testez la nouvelle caisse avant, ou laissez l’ancienne finir l’année et basculez le 1er janvier. Si vous fermez entre les fêtes, les jours de fermeture annuelle sont le bon créneau pour la bascule.
Que dit la loi sur le logiciel de caisse ?
Un assujetti à la TVA qui enregistre ses ventes sans facture avec un logiciel ou un système de caisse doit utiliser un logiciel « satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale ». C’est le 3° bis du I de l’article 286 du code général des impôts1. Pour un restaurant, ce sont les tickets des clients particuliers.
La preuve de cette conformité a changé deux fois en deux ans. La loi de finances pour 2025 avait supprimé l’attestation de l’éditeur ; l’article 125 de la loi n° 2026-103 du 19 février 2026 de finances pour 2026 l’a rétablie, et ces dispositions s’appliquent depuis le 21 février 202634. Le texte de l’article 286 admet aujourd’hui l’un ou l’autre1 :
| Preuve | Qui la délivre | Sa forme |
|---|---|---|
| Certificat | Un organisme accrédité, dans les conditions de l’article L. 433-4 du code de la consommation | Un certificat |
| Attestation individuelleRétablie le 21 février 2026 | L’éditeur du logiciel | Une attestation conforme à un modèle fixé par l’administration |
Le même article précise que les données archivées sont restituées « dans un format répondant aux normes établies par l’administration »1.
Tous les restaurants sont-ils concernés ?
Le cas visé est celui d’un restaurateur qui encaisse avec un logiciel ou un système de caisse. L’article 286 dispense de cette obligation trois catégories d’assujettis1 :
- ceux qui bénéficient de la franchise en base de TVA (articles 293 B et 293 B bis du code général des impôts) ;
- ceux placés sous le régime du remboursement forfaitaire (articles 298 quater et 298 quinquies) ;
- ceux qui ne font que des opérations exonérées de TVA.
Un restaurant ordinaire, dont les ventes sont soumises à la TVA, n’entre dans aucune de ces trois cases : il doit pouvoir produire l’attestation ou le certificat de sa caisse.
Comment changer de caisse au 31 décembre, étape par étape ?
Changer de caisse au 31 décembre
En novembre, demandez le document de conformité de la nouvelle caisse
Avant de signer, demandez à l’éditeur son attestation individuelle ou son certificat, pour la version que vous utiliserez. Vérifiez que l’attestation suit le modèle de l’administration1, qu’elle nomme bien le logiciel et son éditeur, et rangez-la dans votre dossier de contrôle.
Demandez à l’ancien éditeur comment sortir vos données
Posez trois questions par écrit : quels fichiers vous pouvez exporter (tickets, clôtures journalières, mensuelles et annuelle, journal), dans quel format, et jusqu’à quand vous y avez accès une fois l’abonnement arrêté.
Faites le dernier service de l’année sur l’ancienne caisse
Le 31 décembre au soir, encaissez tout sur l’ancienne caisse et faites sa clôture journalière. Ne basculez pas en plein service : une caisse neuve se prend en main un matin calme.
Clôturez l’exercice et exportez
Lancez ou vérifiez la clôture annuelle de l’ancienne caisse (selon le logiciel, elle se fait d’office ou à la main), puis exportez les tickets, les clôtures et le journal de l’exercice.
Rouvrez vos exports avant de dire adieu à l’ancienne caisse
Ouvrez chaque fichier exporté et vérifiez que le dernier ticket de l’année y figure. Gardez deux copies, sur deux supports différents, avec le nom de l’ancien logiciel et sa version.
Le 1er janvier, ouvrez l’exercice sur la nouvelle caisse
Faites un premier ticket d’essai, notez la date de bascule et envoyez-la à votre expert-comptable avec la clôture annuelle de l’ancienne caisse.
Combien de temps garder les archives de l’ancienne caisse ?
Aujourd’hui, six ans. L’article L102 B du livre des procédures fiscales impose de conserver les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels s’exercent les droits de contrôle de l’administration « pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération » qu’ils mentionnent. Quand ils sont établis sur support informatique, ils se conservent sous cette forme5 : gardez les fichiers eux-mêmes, pas seulement un tirage papier.
Ce délai change. La version de l’article L102 B qui entre en vigueur le 1er janvier 2027 parle de dix ans, et la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 la rend applicable « aux documents et aux pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027 »6. Lue à la lettre, cette règle atteint les archives de l’exercice 2026, dont les six ans expireraient en 2032. Ce délai est celui du droit de contrôle en général : faites confirmer par votre expert-comptable la durée qui s’applique aux données de votre caisse.
Gardez donc vos exports plus longtemps que six ans, et ne dépendez pas du serveur de votre ancien éditeur : c’est vous qui répondez à un contrôle, pas lui. À réunir et à garder ensemble :
Le dossier de l’ancienne caisse
0 / 5Que risque-t-on sans attestation ni certificat ?
Un assujetti qui ne peut pas prouver, par l’un des deux documents, que son logiciel ou son système de caisse respecte les conditions de la loi est passible d’une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné2. Deux restaurants équipés de deux logiciels différents sont donc deux fois exposés.
Après un contrôle, l’article 1770 duodecies laisse soixante jours pour se mettre en conformité à compter de la réception du procès-verbal, de la proposition de rectification ou de la notification. Si le restaurateur n’est toujours pas en règle à l’issue de ce délai, l’amende peut s’appliquer de nouveau2. Mieux vaut avoir l’attestation de la nouvelle caisse en main avant le premier ticket.
Ce que prévoit l’Option Encaissement de Toquy
L’Option Encaissement fait de Toquy la caisse de l’Établissement, à la place de l’ancien logiciel : l’Addition, les paiements, les Tickets, les Clôtures et les Archives de caisse. Dans le cadre de ce changement de caisse, voici ce qu’elle prévoit :
- La fin d’exercice se règle. La Clôture annuelle se fait à la fin de votre exercice comptable, le 31 décembre par défaut ; un autre mois se choisit dans Réglages › Caisses.
- Les Clôtures du mois et de l’année se font d’office, et chaque Clôture est scellée : elle ne se modifie plus.
- Les Archives de caisse se lisent et s’exportent. Les Tickets, les Clôtures et le journal de la Caisse y restent lisibles et exportables par le Propriétaire, même si l’Encaissement est arrêté ; l’export des écritures de ventes se télécharge en CSV, à donner à votre expert-comptable.
- La conformité est attestée par l’éditeur. Toquy en atteste la conformité à la loi anti-fraude à la TVA par l’attestation individuelle de l’éditeur, puis par une certification. La mention « Système de caisse certifié » n’apparaîtra qu’une fois cette certification obtenue.
Les Archives de caisse de Toquy restent lisibles et exportables six ans. Au vu de la durée de conservation vue plus haut, exportez-les aussi chez vous : c’est le geste qui vous met à l’abri, quelle que soit la caisse. Pour le reste de la salle, voyez le choix entre un logiciel de gestion de salle et une caisse et les fonctionnalités de Toquy.
Questions fréquentes
Non, rien ne l’impose. Le 31 décembre est la date la plus nette quand l’exercice suit l’année civile, parce qu’une caisse a alors son exercice entier. Si vous changez en cours d’année, les gestes sont les mêmes : clôture de l’ancienne caisse à la date de bascule, export, conservation, document de conformité de la nouvelle.
Exportez avant l’arrêt de l’abonnement, et demandez par écrit à l’éditeur comment récupérer vos données ensuite. La loi veut que les données archivées soient restituées dans un format répondant aux normes de l’administration1 : un export que vous ne savez plus ouvrir n’est pas une archive.
Rien d’autre que la date : remplacez le 31 décembre par le dernier jour de votre exercice. Dans l’Option Encaissement de Toquy, la fin d’exercice est le dernier jour du mois choisi dans Réglages › Caisses, le 31 décembre par défaut.
7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné, avec soixante jours pour se mettre en conformité après le procès-verbal, la proposition de rectification ou la notification2.
Sources
- Article 286 - Code général des impôts - Légifrance · Légifrance · consulté le 23/10/2026
- Article 1770 duodecies - Code général des impôts - Légifrance · Légifrance · consulté le 23/10/2026
- Loi de finances 2026 : rétablissement de l’auto-certification des logiciels de caisse · LégiFiscal · consulté le 23/10/2026
- Logiciel de caisse : rétablissement de la possibilité de justification par une attestation délivrée par l’éditeur · Le Monde du Droit (LegalNews) · consulté le 23/10/2026
- Article L102 B - Livre des procédures fiscales - Légifrance (version en vigueur au 23 octobre 2026) · Légifrance · consulté le 23/10/2026
- Article L102 B - Livre des procédures fiscales - Légifrance (version à venir au 1er janvier 2027) · Légifrance · consulté le 23/10/2026
- Logiciel de caisse pour restaurant : comparatif, fonctionnalités et conseils pratiques · Qonto · consulté le 23/10/2026
