En bref
- Un logiciel de gestion de salle prépare et conduit le service : Réservations, plan de salle, Service en direct, commandes à table, fichier client. Un logiciel de caisse encaisse : il enregistre les règlements, et c’est lui que l’administration fiscale encadre.
- Tout logiciel doté d’une fonction de caisse doit justifier d’un certificat ou d’une attestation de l’éditeur, qu’il se dise « de caisse », « de gestion » ou « de comptabilité »12.
- Une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire, mais le logiciel ou le système qui enregistre vos encaissements doit être sécurisé23.
- Commencez par ce que la loi impose, une caisse en règle si vous encaissez avec un logiciel, puis ajoutez la gestion de salle, là où se gagnent les couverts.
- Toquy est un logiciel de gestion de salle : il prend la commande à table, mais n’émet pas l’addition et n’encaisse rien en salle.
Gestion de salle ou caisse : de quoi parle-t-on ?
Quand un restaurateur cherche « logiciel restaurant », les premières pages de résultats mélangent deux familles d’outils : des logiciels de gestion et des logiciels de caisse. Les confondre mène à acheter une caisse pour remplir sa salle, ou un outil de réservation en croyant être en règle pour l’encaissement.
Un logiciel de gestion de salle organise ce qui précède l’addition : qui vient, où l’installer, ce qu’il a commandé, ce qu’on sait de lui. Un logiciel de caisse s’occupe de la fin du repas : il enregistre les règlements, produit l’addition et le ticket, clôture la journée et conserve les données2.
Certaines suites réunissent les deux. La question reste la même : pour chaque fonction, quel outil est le plus solide, et qui répond de la conformité ? Cet article laisse de côté les comparatifs de produits : pour les logiciels de réservation, voyez les 6 questions avant de choisir ; pour la prise de commande, papier, tablette ou logiciel.
Que fait un logiciel de gestion de salle ?
Il réunit ce qu’une équipe garde d’ordinaire dans un cahier, un plan sur papier et la mémoire du patron. Cinq fonctions le définissent.
- Réservations : toutes les réservations, quel que soit le canal (site, téléphone, Google), au même endroit et avec leur statut.
- Plan de salle : les tables, leurs places, ce qui est libre, réservé ou occupé. Voyez comment dessiner son plan de salle pour asseoir plus de couverts.
- Service en direct : l’écran du service, où l’on installe les arrivées, regroupe des tables et ajoute un client sans réservation.
- Commandes à table : le serveur saisit les plats, les cuissons et les temps, puis les envoie en cuisine.
- Fichier client : une fiche par client, créée à chaque réservation, avec ses visites, ses allergies et ses no-shows.
Ce qu’il n’a pas à faire, c’est encaisser. La doctrine fiscale s’attache à la fonction d’encaissement : elle exclut par exemple les bornes de commande sans fonctionnalité de règlement2.
Que fait un logiciel de caisse, et que lui demande la loi ?
Un logiciel de caisse enregistre chaque règlement de façon qu’il ne puisse plus être modifié sans laisser de trace. C’est ce qui le distingue d’un simple outil de saisie, et c’est pourquoi la loi l’encadre.
L’obligation vise les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de clients particuliers au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse2. Un restaurant est donc concerné dès qu’il encaisse ainsi. Elle s’applique à tout logiciel doté d’une fonctionnalité de caisse, « quelle que soit sa qualification (de caisse, comptable, de gestion ou de facturation) »2.
La doctrine fiscale pose quatre conditions2 :
- Inaltérabilité : une donnée ne s’efface pas, elle se corrige par une écriture en moins puis une écriture en plus.
- Sécurisation : aucune donnée ne peut être supprimée ou modifiée sans laisser de trace.
- Conservation : les règlements sont gardés ligne par ligne, avec des clôtures journalière, mensuelle et annuelle ; ne conserver que les « Z » de caisse ne suffit pas.
- Archivage : des archives au plus annuelles, dans un format ouvert, que l’administration peut lire.
Pour le prouver lors d’un contrôle, l’éditeur remet soit un certificat délivré par un organisme accrédité, comme AFNOR Certification pour le référentiel NF 525, soit une attestation individuelle et nominative23. L’attestation de l’éditeur avait été supprimée en 2025, puis rétablie par la loi de finances pour 20261. Le montant de l’amende vient de la CCI France et de Fiducial, deux sources de 2017 et de 202134 : après le procès-verbal, la CCI indique un délai de 30 jours pour présenter le justificatif3.
Une caisse enregistreuse, elle, n’est pas obligatoire : la réglementation n’impose pas d’en utiliser une, mais celle qu’on utilise doit être certifiée34.
Gestion de salle ou caisse : le comparatif, critère par critère
| Critère | Logiciel de gestion de salle | Logiciel de caisse |
|---|---|---|
| La question à laquelle il répond | Qui vient ce soir, où l’installer, que sert-on ? | Qu’a-t-on encaissé, et peut-on le prouver ? |
| Le moment du service | Avant le service et pendant : arrivées, plan, commandes. | À la fin du repas, puis à la clôture de la journée. |
| Ce qu’il enregistre | Réservations, clients, tables, commandes. | Règlements, tickets, clôtures. |
| Ce que la loi en dit | Visé seulement s’il a une fonction de caisse2. | Visé : logiciel sécurisé, inaltérable, conservé, archivé2. |
| Le justificatif à demander | Un justificatif pour toute fonction d’encaissement qu’il contiendrait. | Certificat d’organisme accrédité ou attestation individuelle de l’éditeur1. |
| Ce que vous en tirez | Un fichier client, des habitudes, le suivi des no-shows. | Un journal de ventes et des clôtures archivées. |
| Le prix | Un abonnement : demandez ce qu’il comprend. Toquy : voir plus bas. | Demandez le coût total : abonnement, matériel, assistance. |
Comparatif de deux familles d’outils, non de produits. Les obligations viennent du BOFiP, consulté le 15 octobre 20262.
Logiciel de gestion de salle : avantages et limites
- Tout ce qui précède l’addition au même endroit : réservations, plan, commandes.
- Un fichier client qui se construit à chaque réservation, avec ses allergies et ses no-shows.
- Il se lit en plein service, sur une tablette ou un téléphone.
- Il n’encaisse pas : il faut une caisse à côté.
- La commande à table n’est pas l’addition : sans liaison entre les deux, le serveur ressaisit à la caisse.
- Un outil qui promet « tout » sans fonction de caisse en règle ne remplace pas la caisse.
Logiciel de caisse : avantages et limites
Dans quel ordre s’équiper ?
Commencez par ce que la loi impose, puis par ce qui remplit la salle. Une caisse en règle qui vous convient n’est pas un chantier : ne la changez pas pour acheter un ensemble.
Faites le point sur ce que vous utilisez déjà
Notez ce qui enregistre un règlement : une caisse, mais aussi un logiciel « de gestion » ou de facturation. Pour chacun, demandez à l’éditeur son justificatif2.
Mettez la caisse en règle en premier
Si vous encaissez avec un logiciel, c’est elle qui vous expose à une amende en l’absence de justificatif3. Elle passe avant le premier service d’un restaurant qui ouvre.
Ajoutez la gestion de salle
C’est là que les couverts se gagnent ou se perdent : réservations, plan, liste d’attente, no-shows. Pour choisir, les 6 questions avant de choisir un logiciel de réservation.
Activez la commande à table quand la salle tourne
Un serveur à l’aise avec le plan et les arrivées adopte la commande plus vite. Voyez papier, tablette ou logiciel avant de vous décider.
Reliez les deux, ou acceptez la ressaisie
Demandez à chaque éditeur s’il se relie à l’autre famille. Sans liaison, le serveur ressaisit à la caisse ce qu’il a pris en salle.
Quelles questions poser avant de signer ?
Huit questions suffisent à départager deux offres. Posez-les aux deux familles ; certaines n’ont de sens que pour la caisse.
Avant de signer
0 / 8Pour quel restaurant ?
- Un bistrot de 30 couverts qui réserve surtout par téléphone : gardez votre caisse si elle est en règle, et ajoutez un carnet de réservation en ligne avec un plan de salle simple.
- Un restaurant qui ouvre : la caisse d’abord, car elle doit être en règle dès le premier service ; la gestion de salle dès que les réservations arrivent.
- Une brasserie à deux services : la gestion de salle apporte le plus, avec le plan, la liste d’attente et le Service en direct ; la commande à table et l’écran de cuisine soulagent le coup de feu.
- Un comptoir ou un restaurant sans réservation : la caisse est le cœur de l’outil ; la gestion de salle apporte moins tant que le fichier client ne sert pas.
Où se place Toquy ?
Toquy est un logiciel de gestion de restaurant : il tient les Réservations, le Carnet, le plan de salle, le Service en direct, les commandes à table et le Fichier client. Il n’est pas une caisse.
Au Service en direct, l’équipe installe les arrivées, regroupe des tables et prend les clients sans réservation. Avec la Prise de commande, que chaque Établissement active dans Réglages › Commandes, le serveur saisit les Lignes de la Commande de chaque table, même hors ligne, et les envoie en cuisine par Temps. L’Écran Cuisine, une Option payante, montre ces Lignes en cuisine ; sans lui, personne ne les reçoit dans Toquy.
Ce que Toquy ne fait pas : il n’émet pas l’addition, n’imprime aucun ticket et n’encaisse rien en salle. La Commande affiche un Total, ses Lignes moins les remises, qui n’a pas de valeur comptable. Aujourd’hui, Toquy n’est pas relié à votre caisse : le serveur ressaisit à la caisse ce que le client règle. Un Acompte ou un Prépaiement réglé en ligne à la réservation s’affiche dans Toquy, et l’équipe le déduit à la caisse.
Le prix de l’Abonnement, à jour, est affiché ici :
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Prix habituel : 29 € , prix remisé : 20,30 €HT / semaine
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Questions fréquentes
La doctrine fiscale vise tout logiciel doté d’une fonctionnalité de caisse, quelle que soit sa qualification2. Un outil qui réserve et organise la salle, sans enregistrer de règlement, n’a pas cette fonction. Si l’éditeur y ajoute un module d’encaissement, demandez le justificatif de ce module ; au moindre doute, interrogez l’éditeur et votre expert-comptable.
Selon la CCI France et Fiducial, l’amende est de 7 500 € par logiciel ou système non conforme34. Après le procès-verbal, la CCI indique un délai de 30 jours pour présenter le justificatif ; sans lui, l’amende est due, et la mise en conformité doit suivre sous 60 jours pour éviter une seconde amende3.
Seulement s’il a une fonction de caisse, avec son justificatif. Un outil de gestion de salle comme Toquy organise le service mais n’émet pas l’addition et n’encaisse rien en salle : gardez votre caisse.
Ni oui ni non : ce qui compte est la solidité de chaque fonction. Testez la salle pendant un vrai service, demandez le justificatif de la caisse, et vérifiez ce que vous pouvez exporter si vous partez.
Sources
- TVA - CF - Rétablissement de la possibilité de justifier du respect de l’obligation prévue au 3° bis du I de l’article 286 du CGI par la production d’une attestation individuelle délivrée par l’éditeur (loi n° 2026-103 du 19 février 2026 de finances pour 2026, art. 125) · BOFiP-Impôts (Direction générale des Finances publiques) · consulté le 15/10/2026
- TVA - Régimes d’imposition et obligations déclaratives et comptables - Obligations d’ordre comptable - Obligation d’utilisation de logiciels ou systèmes de caisse sécurisés (BOI-TVA-DECLA-30-10-30) · BOFiP-Impôts (Direction générale des Finances publiques) · consulté le 15/10/2026
- Systèmes de caisse sécurisés (fiche pratique, 2017) · CCI France · consulté le 15/10/2026
- Une caisse enregistreuse est-elle obligatoire pour votre restaurant ? · Fiducial (Pointex) · consulté le 15/10/2026
