En bref
- Une table qui fête un anniversaire se prépare avant son arrivée : le plus simple est de le demander à chaque réservation, avec une question « L’occasion ? ».
- Le gâteau ou le dessert offert est un geste que vous décidez à l’avance (pour qui, à partir de combien de convives) et que vous écrivez, pour que toute l’équipe l’applique de la même façon.
- Pour un groupe, ajoutez du temps à votre durée de table de base, et dites au client avant qu’il réserve ce qu’il paie et ce qui lui est rendu s’il annule.
- Sans précision de votre part, une somme versée d’avance à la réservation est présumée être des arrhes12 : écrivez le mot que vous retenez, acompte ou arrhes.
Les pages qui se classent sur « restaurant anniversaire » parlent au client : une liste d’adresses, une salle, un menu. Celle-ci parle de l’autre côté de la table. Huit personnes arrivent un vendredi soir avec un gâteau dans un sac : qu’en savait la cuisine, qu’en savait la salle, et combien de temps comptiez-vous leur laisser la table ?
Pourquoi une table qui fête doit-elle se savoir dès la réservation ?
Parce que tout ce qui fait un anniversaire réussi se prépare en amont : une bougie à sortir, un dessert à dresser au bon moment, une table placée loin du passage, parfois un gâteau apporté par le client à mettre au frais. Découvert au dessert, l’anniversaire devient une course entre la salle et la cuisine, en plein coup de feu.
Le savoir tôt permet aussi de poser les bonnes questions au bon moment : le nombre d’enfants, une allergie, qui règle l’addition, à quelle heure arrive le gâteau. Ces réponses se prennent mieux au téléphone la veille qu’à la table le soir.
Comment savoir qu’une table fête un anniversaire ?
Il y a quatre portes d’entrée : une question posée à tous, le mot que le client écrit lui-même, la note prise au téléphone et la date d’anniversaire d’un habitué. Mieux vaut les cumuler, aucune ne suffit seule.
Posez la question à chaque réservation
Dans ToquyUn champ « L’occasion ? » avec quelques choix (anniversaire, fête, repas d’affaires, autre) se remplit en un geste et ne laisse rien au hasard. Dans Toquy, c’est un modèle de Question prêt à poser.
Lisez le mot du client
Dans ToquySur la page de réservation, le client peut écrire lui-même un message (« Nous fêtons un anniversaire »). Il reste attaché à la réservation, sous le libellé « Message du client », et vous le relisez avant le service.
Notez ce qu’on vous dit au téléphone
Dans ToquyUn client qui appelle pour un groupe vous dit tout : la surprise, le gâteau à 21 h, le nombre de convives. Une Note de Réservation (« gâteau à 21 h ») la garde pour toute l’équipe, sur cette réservation seulement.
Gardez la date d’anniversaire de vos habitués
Dans ToquyQuand un client vous donne la sienne, notez le jour et le mois, sans l’année. Elle remonte d’elle-même dans le Brief autour de la date, sans que personne ait à s’en souvenir.
Poser la question « L’occasion ? » dans Toquy
Poser la question « L’occasion ? » à la réservation
Ouvrez Réglages › Questions
Dans Réglages › Questions, « Nouvelle Question » propose des modèles en un clic, dont « L’occasion ? ».
Gardez la Réponse sur la réservation
Pour « L’occasion ? », la Réponse ne vaut que pour cette visite : un client peut fêter un anniversaire en mars et dîner en couple en avril.
Relisez les options
Le modèle propose Anniversaire, Fête, Repas d’affaires et Autre. Un modèle n’est posé qu’une fois enregistré : relisez-le avant de l’enregistrer.
Faites poser l’Étiquette « Anniversaire » d’office
Une option de réponse peut poser une Étiquette sur la réservation : le mot est là sans que personne ait à le taper.
Faites remonter la réponse dans le Brief du Service
Marquez la Question « À montrer dans le Brief du Service » : toute réponse donnée apparaît alors dans le Brief du Service de la réservation.
Que voit l’équipe avant le service ?
Le Brief du Service réunit ce que l’équipe doit savoir avant d’ouvrir : les couverts attendus, puis une ligne par point à préparer. Chaque ligne mène aux réservations concernées, et le Brief s’imprime. Pour un anniversaire, quatre lignes comptent :
- « 1 anniversaire » : un client dont la Date d’anniversaire tombe à 7 jours ou moins du Service, avant ou après.
- « L’occasion ? Anniversaire · 1 » : les réservations dont le client a répondu « Anniversaire », quand la Question est marquée pour le Brief.
- « 1 Grande tablée (8 et plus) » : une réservation d’au moins 8 personnes ; ce seuil se règle pour tout l’Établissement.
- « 3 Réservations avec un message ou une note » : le mot du client et vos notes, comme « gâteau à 21 h ».
Pour un habitué, tout part de sa Fiche client. Elle porte la Date d’anniversaire : seuls le jour et le mois sont gardés, et le jour même la fiche affiche le badge « Anniversaire ». Une Étiquette posée à la main (Anniversaire, Terrasse, Calme) donne le ton à qui l’ouvre. Notez la date quand le client vous la donne, pas avant : elle n’a pas à être demandée à tout le monde.
Gâteau offert, dessert offert ou gâteau apporté : que décider ?
Décidez la règle une fois, par écrit, avant le premier anniversaire de la semaine. Un geste qui change selon le serveur et l’humeur de la soirée déçoit autant qu’il coûte. Trois règles courantes :
| Règle | Ce que ça demande en cuisine | À annoncer au client |
|---|---|---|
| Un dessert avec une bougie, offert à la personne qui fête | Un dessert de la carte à dresser en plus, au moment du dessert. | Le geste, et à qui il s’adresse : la personne qui fête, pas toute la table. |
| Un gâteau offert à partir d’un certain nombre de convives | Un gâteau à prévoir la veille : il faut connaître l’occasion et le nombre de convives avant. | Le nombre de convives à partir duquel il est offert, et le délai pour le demander. |
| Le gâteau apporté par le client | Une place au frais, des assiettes, un couteau, parfois des bougies. | Que vous l’acceptez, à quelle heure il sort et ce que vous facturez, si vous facturez quelque chose. |
Un gâteau apporté n’a pas sa composition affichée chez vous : dites à la table que vous ne pouvez pas en répondre, et vérifiez les allergies annoncées avant de servir. Pour ce que vous servez, la liste des 14 allergènes reste votre repère. Le Brief du Service a sa ligne « allergies à surveiller » pour ça.
Bonjour, nous avons bien noté que vous fêtez un anniversaire le samedi 24 octobre à 20:00. Nous offrons un dessert avec une bougie à la personne qui fête. Si vous apportez votre gâteau, prévenez-nous : nous le gardons au frais et le servons à l’heure que vous choisissez. Merci de nous dire si l’un de vos invités a une allergie.
Comment caler la durée de table et la salle pour un groupe ?
Une table de 8 qui fête un anniversaire reste plus longtemps qu’un couple : le gâteau, les photos, le café qui s’éternise. Avec la même durée pour tous, la table suivante attend, ou vous bousculez le groupe. Partez de la durée de base de vos tables, ajoutez du temps par taille de groupe, et dites au client combien de temps la table lui est réservée.
Dans Toquy, ce réglage s’appelle la Durée d’occupation : le temps pendant lequel une réservation occupe sa table. La durée de base est de 1 h 30 par défaut, et jusqu’à quatre Modificateurs ajoutent du temps selon la taille du groupe, dans Réglages › Disponibilité.
Au-delà d’une certaine taille, la réservation se prend au téléphone. La page de réservation n’offre plus de créneau en ligne au-delà de la taille maximale d’un groupe (8 personnes par défaut) : le client lit « Appelez-nous », avec votre numéro et le message que vous avez écrit. C’est l’occasion de poser les bonnes questions :
Au téléphone, pour un groupe qui fête
0 / 6Quelles conditions afficher avant que la table réserve ?
Toutes celles que vous comptez faire valoir : le montant demandé à la réservation, ce qui est rendu si le client annule à temps, ce qui se passe si le nombre de convives baisse, et le menu de groupe s’il y en a un. Une condition que le client découvre après coup crée une dispute ; celle qu’il lit avant de réserver s’applique d’elle-même.
Acompte ou arrhes : le mot compte
Sauf stipulation contraire, les sommes versées d’avance par un consommateur à un professionnel sont des arrhes2 : le client qui renonce les perd, et le professionnel qui renonce les rend au double. Un acompte, lui, engage les deux parties1. En l’absence de précision, la somme est présumée être des arrhes1 : choisissez le mot, et écrivez-le dans vos conditions de réservation.
Dans Toquy, la Garantie se règle par Service : vous choisissez sa forme (Empreinte bancaire, Acompte ou Prépaiement), le seuil de personnes à partir duquel elle s’applique et le délai d’annulation gratuite, 24 h par défaut. Elle s’active une fois votre compte Stripe relié : l’argent va directement chez vous.
Avec l’Acompte, le client paie une partie de l’addition en réservant et l’équipe la déduit le soir même. La somme est remboursée d’office si l’annulation arrive avant le délai ; elle reste chez vous après, ou en cas de no-show. Si le nombre de personnes change, elle est recalculée. L’empreinte bancaire, elle, enregistre la carte sans rien débiter à l’avance.
Pour un menu unique à prix fixe, le Prépaiement règle le repas d’avance et ne laisse que les extras à encaisser : il fixe un montant par personne pour un Service, souvent un Service spécial. Le repas de Noël d’entreprise en détaille la méthode, et la privatisation celle d’une salle entière. Pour les groupes qui passent par le téléphone, mettez vos conditions dans le message « Appelez-nous » de la page de réservation, que vous écrivez dans Réglages › Établissement. Le reste de la protection contre les tables vides est dans no-show au restaurant.
Que faire de l’anniversaire une fois la soirée finie ?
Si le client vous a donné sa Date d’anniversaire, notez-la : elle remontera dans le Brief autour de la date, l’an prochain. Une Campagne peut aussi viser les clients dont l’anniversaire tombe dans les prochains jours ou dans un mois donné. Les clients opposés au démarchage en sont exclus d’office, et chaque message porte son lien de désinscription.
Questions fréquentes
C’est un geste commercial : vous décidez pour qui, à partir de combien de convives et avec quel délai de demande. L’essentiel est que la règle soit la même pour tous et annoncée avant la réservation.
C’est à vous d’en décider, et de le dire avant la réservation. Si vous l’acceptez, précisez l’heure à laquelle il sort et ce que vous facturez, si vous facturez quelque chose. Prévenez la table que vous n’en connaissez pas la composition.
Par la question « L’occasion ? » posée à la réservation, le message écrit par le client sur la page de réservation, une note prise au téléphone et la Date d’anniversaire des habitués. Dans Toquy, ces informations remontent dans le Brief du Service avant l’ouverture.
Le seuil est le vôtre : il dépend du risque que prend votre salle un soir donné. Dans Toquy, la Garantie s’applique à partir d’un seuil de personnes que vous réglez par Service ; l’Empreinte bancaire est proposée à partir de 8 personnes par défaut.
Partez de la durée de vos tables habituelles, puis ajoutez du temps pour le groupe : le gâteau et le café allongent le repas. Dans Toquy, la durée de base est de 1 h 30 par défaut et les Modificateurs ajoutent du temps selon la taille du groupe.
Sources
- Acompte, avance, arrhes et avoir : quelles différences ? · Service-public.fr (Direction de l’information légale et administrative) · consulté le 19/10/2026
- Chapitre IV : Arrhes et acomptes (Articles L214-1 à L214-3), Code de la consommation · Légifrance · consulté le 19/10/2026
